Перед Новым 2018 годом со мной произошел казус, о котором как-то неудобно даже говорить – налоговая арестовала счёт моей компании. Произошло это потому, что мой сотрудник в предпраздничной суете не ответил на письмо налоговой в кабинете налогоплательщика
Счёт на следующий день разблокировали, но осадок, как говорится, остался.
Я стал разбираться, почему это произошло, и выяснил, что причина – это отсутствие уведомлений о входящих письмах от «налоговой» в кабинете налогоплательщика. То есть, помимо ежедневной рутины, бухгалтеру необходимо ещё проверять, не написал ли ему кто-то.
Чем занимается бухгалтер? Дел хватает: это расчеты с клиентами и поставщиками, операции по закупке и реализации продукции, начисление заработной платы, кадровое оформление, расчет налогов и представление налоговой отчетности, инвентаризация, составление финансовой и управленческой отчетности и многое другое.
Самое трудозатратное во всех этих процессах – это составление первичной учётной документации, договоров, на основании которых совершается операция, создание документов, подтверждающих реализацию товаров или оказание услуг прочее. Поскольку учётную документацию необходимо хранить в течение срока исковой давности – 5 лет – то с таких бумаг бухгалтерам необходимо снимать копии и правильно вести архив.
Кроме этого, у бухгалтера уходит много времени на сверку задолженности с контрагентами. При правильно организованном учёте, инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности происходит на ежемесячной основе. Для этого бухгалтеру необходимо распечатать акт сверки с каждым контрагентом, с которым были проведены операции за текущий месяц. На каждом акте сверки необходимо поставить печать, подпись должностного лица, выслать контрагенту по факсу или в отсканированном виде. Созвониться с контрагентом, сверить данные, попросить выслать свой экземпляр, либо добиться от контрагента подтвердить высланный экземпляр печатью.
Ну, и самое важное: когда у бухгалтеров наступает отчетный период, то они сидят ночами напролет, проверяют первичные документы, поднимают бумаги за год.
Если бухгалтер ошибается в чем-то, то страдает вся компания, каждый её сотрудник. Если найдены ошибки в финансовой отчетности предприятия, то за это могут оштрафовать до 500 МРП. Штрафы за неисполнение обязанностей по выплате пенсий и социальных платежей могут доходить до 400 МРП. Там, где штраф, там и возможная блокировка счета. Вот на этом этапе обычно и вспоминают бухгалтера: когда счёт арестованы, работа компании парализована.
Но, и это ещё не всё. Бухгалтеры готовят отчеты для своих руководителей. И эти отчеты совершенно разнообразные. От элементарной выписки из банка с остатками денег на счету, до прогнозирования сумм налогов и платежей.
Автоматизация работы бухгалтера даст ему не только свободное время для обучения, повышения квалификации, но и для самореализации. Ведь загруженность на работе приводит к усталости, усталость – к ошибкам, ошибки – к штрафным санкциям. Это замкнутый круг, выбраться из которого поможет автоматизация.
Мы с коллегами подсчитывали, что спрос на автоматизацию рутинной работы бухгалтера в Казахстане невероятно велик – около 50 млрд тенге в год. Правда, в Казахстане пока нет сервисов, при помощи которых руководитель, не спрашивая у бухгалтера, смог бы автоматически получить исчерпывающую информацию по состоянию предприятия. В настоящее время есть только электронный обмен счетами-фактурами – для целей налогообложения этого достаточно, но он не решает проблему бухгалтерской рутины. Рынок ждёт автоматизации.